Benutzungsordnung

Das Archiv der Brüder-Unität in Herrnhut (Unitätsarchiv) ist das Zentralarchiv der weltweiten Brüder-Unität (Unitas Fratrum) und das Provinzialarchiv der Europäisch-Festländischen Brüder-Unität. Es enthält Archivalien, Bibliotheksgut und archivalische Sammlungen (hier: Archivgut). Die Brüder-Unität stellt ihr Archiv der Öffentlichkeit unter folgenden Bedingungen zur Verfügung:

  1. Der Benutzerdienst des Unitätsarchivs erfolgt durch:
    a) die Vorlage von Archivgut im Lesesaal,
    b) durch schriftliche Auskünfte oder
    c) durch Vorlage oder Abgabe von Reproduktionen.
  2. Personen, die im Unitätsarchiv arbeiten möchten, stellen einen Antrag auf Archivbenutzung. Hierzu ist ein Formular auszufüllen. Benutzer haben sich auf Verlangen auszuweisen. Mit dem Antrag verpflichtet sich der Antragsteller, die Benutzungsordnung einzuhalten. Zugleich verpflichtet er sich, bei der Verwertung von Erkenntnissen aus dem Archivgut Persönlichkeits- und Urheberrechte sowie sonstige schutzwürdige Belange Dritter zu beachten. Im Falle einer Verletzung dieser Rechte und Belange haftet der Benutzer.
  3. Die Genehmigung zur Benutzung des Unitätsarchivs erteilt die Archivleitung.
  4. Die Archivleitung kann Personen die Einsicht in die Bestände des Unitätsarchivs verweigern, wenn dies im Interesse der Brüder-Unität oder des Unitätsarchivs als erforderlich erscheint. Die Benutzung ist einzuschränken oder zu versagen, soweit:
    a. Grund zu der Annahme besteht, dass der Evangelischen Brüder-Unität wesentliche Nachteile entstehen,
    b. schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen,
    c. Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden,
    d. der Erhaltungszustand des Archivgutes beeinträchtigt würde oder einer Benutzung entgegensteht,
    e. durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
    f. Vereinbarungen entgegenstehen, die mit Eigentümern aus Anlass der Über­nahme getroffen wurden. Über die Einschränkung oder Versagung der Benutzung entscheidet das Unitätsarchiv. Gegen dessen Entscheidung ist Beschwerde bei der Direktion der Ev. Brüder-Unität möglich.
  5. Das Archiv kann die Benutzungsgenehmigung zurücknehmen oder widerrufen, insbesondere, wenn
    a. für die Benutzungsgenehmigung wesentliche Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
    b. nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
    c. der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnung ver­stoßen hat oder ihm erteilte Benutzungsauflagen nicht einhält,
    d. der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
    Die Benutzungsgenehmigung kann nachträglich mit Auflagen versehen werden.
  6. Die Archivalien im Unitätsarchiv unterliegen eine Sperrfrist von 50 Jahren (KO § 1500,6). Für das Alter der Akten ist das jüngste Stück innerhalb einer Akte maßgebend. Von der Sperrfrist ausgenommen sind Akten, die bei der Entstehung für die Öffentlichkeit bestimmt waren (z. B. Lebensläufe). Über Aufhebung der Sperrfrist entscheidet die Direktion der Ev. Brüder-Unität oder der zuständige Registraturbildner auf Antrag (KO § 1500,6). Einsichtnahme kann genehmigt werden, wenn das Interesse der Sperrung nicht aufwiegt gegen das Interesse der Einsichtnahme der Archivalien. Für die Einsichtnahme können besondere Auflagen erteilt werden.
  7. Bestände, die nicht erschlossen sind, oder Stücke, die durch ihren materiellen Zustand gefährdet sind, sind von der Benutzung ausgeschlossen.
  8. Archivgut wird im Lesesaal des Archivs zur Benutzung vorgelegt. Die Benutzung erfolgt zu den Öffnungszeiten des Lesesaals unter dauernder Aufsicht. Der Benutzer hat jeweils nicht mehr als eine Akte oder ein Buch auf dem Schreibtisch.
  9. Der Benutzer verpflichtet sich, das zur Einsicht gegebene Archivgut äußerst sorgfältig zu behandeln und es im gleichen Zustand, wie er es empfangen hat, zurückzugeben. Insbesondere dürfen die Materialien nicht als Schreib­unterlage benutzt werden, und sie müssen so wenig wie möglich berührt werden. Das Rauchen und der Umgang mit Feuer sind im ganzen Archivgebäude untersagt. An den Ar­beitstischen im Lesesaal darf nicht getrunken oder gegessen werden. Taschen und Überbekleidung sind im Lesesaal nicht erlaubt. Handschuhe aus Baumwolle sind vorgeschrieben bei der Nutzung von empfindlichem Archivgut und Mikrofilmen. Die Handschuhe werden vom Archiv gestellt. Telefonieren im Lesesaal ist nicht erlaubt.
  10. Die Beantwortung schriftlicher oder münd­licher Anfragen beschränkt sich in der Regel auf Hinweise zu einschlägigem Archivgut sowie auf Auskünfte über Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit der benötigten Archivalien. Ein Anspruch auf Auskünfte, die einen unvertretbaren Arbeitsaufwand erfordern, besteht nicht. Eine Versendung oder Ausleihe von Archivgut ist grundsätzlich nicht zulässig. Für die Ausleihe von Archivgut zu besonderen Zwecken, insbesondere für Ausstellungen, gelten eigene Bestimmungen.
  11. Die Genehmigung zur Benutzung des Unitätsarchivs beinhaltet keine Zusicherung zur exklusiven Bearbeitung des angegebenen Themas.
  12. Reproduktionen von Archivmaterial sind bei der Lesesaalaufsicht zu beantragen. Über die Art der Reproduktion (Mikrofilm, Fotokopie, Digitalisierung, Fotografie) entscheidet das Unitätsarchiv. Bei Bestellungen von Mikrofilmaufnahmen von zusammenhängenden Beständen oder von vollständigen Akten zu einem Sachgebiet kann dies nur erlaubt werden, wenn der Auftraggeber bereit ist, die Kosten für den Mutterfilm, der im Unitätsarchiv verbleibt, zu tragen. Bei der Anfertigung von Reproduktionen trägt der Besteller die Kosten für die Herstellung eines Negativs oder Positivs, das Eigentum des Unitätsarchivs bleibt. Ein Anspruch auf die Herstellung von Reproduktionen besteht nicht. Die Reproduktionen dienen grundsätzlich Studienzwecken. Für die Selbstanfertigung von Reproduktionen (fotografieren) ist eine Genehmigung des Unitätsarchivs einzuholen. Sie kann unter besonderen Auflagen erlaubt werden.
  13. Für die Veröffentlichung von Archivgut ist die Genehmigung des Unitätsarchivs einzuholen. Eine Veröffentlichung soll wissenschaftlichen Zwecken dienen und eine Genehmigung kann vorenthalten werden, wenn eine Veröffentlichung gegen das Interesse der Brüder-Unität verstößt oder Werbe- oder sonstigen gewerblichen Zwecken dient. Für die Edition von Texten und Musikalien ist eine Editionserlaubnis einzuholen. Eine Editionserlaubnis wird nicht erteilt, wenn eine Erlaubnis bereits an eine andere Person gegeben wurde. Die Edition soll nach wissenschaftlichen Regeln erfolgen. Eine erteilte Editionserlaubnis gilt fünf Jahre. Für die Veröffentlichung von Bildmaterial ist eine Reproduktionserlaubnis einzuholen. Für eine Reproduktionserlaubnis sind Gebühren fällig.
  14. Zitate aus Archivgut oder Veröffentlichungen von Archivgut sind mit einer korrekten Quellenangabe zu versehen.
  15. Die Begleichung der Unkosten für die Benutzung des Unitätsarchivs erfolgt nach der geltenden Gebührenordnung.
  16. Der Benutzer verpflichtet sich, ein Belegexemplar der Arbeiten, die auf Grund der Arbeit im Unitätsarchiv entstanden sind, dem Unitätsarchiv kostenlos zur Verfügung zu stellen.

Herrnhut, 19. Dezember 2003 –  Martin Theile, Direktion der Brüder-Unität